Улучшите планирование спринта с помощью переоценки задач

Переоценка задач помогает команде достичь согласованности, сокращает время планирования спринта и гарантирует, что спринты содержат только приоритетную работу. Это руководство показывает, как автоматизировать грумминг бэклога и уделять переоценке минимум времени.

Зачем переоценивать задачи перед планированием спринта

Два года назад мы работали над инструментом для продвижения мероприятий, Tendee, и постоянно получали запросы на функционал от наших клиентов.

Тогда я была менеджером по работе с клиентами. Я бежала к разработчикам со словами: «Супер важно! Очень срочно! Просто горит!» Они не могли понять, зачем мы создаём эту функцию. А мы, менеджеры, думали: «Это же так просто и быстро, почему нет? Они всегда придумывают сложности».

Надя, продуктовый менеджер

Команда не понимала, какие задачи более важные. Не было общего видения целей. Долгие обсуждения не решали проблему. Тогда мы начали приоритизировать — сначала с помощью Google Sheets, затем с помощью нашего инструмента, Prioplan. Мы оценивали все новые задачи раз в неделю.

Приоритизация работала хорошо. Но через месяц появилась проблема — многие задачи устарели. Одни были в работе, другие лежали мёртвым грузом в бэклоге. Они смешались с новыми задачами, перевешивая их баллами приоритета. Приоритеты наверху оказались неактуальными. Планирование спринта занимало у нас несколько часов.

Поэтому мы решили начать переоценку — сбрасывать старые оценки через определённый период и оценивать задачи снова. Мы учитывали новые приоритеты во время встреч, и обсуждение стало намного эффективнее.

Как переоценка задач повышает эффективность планирования спринта

Переоценка бэклога заранее решает несколько проблем, с которыми команды сталкиваются во время встреч по планированию.

Осведомлённость команды о целях

Любой член команды может потерять фокус, погрязнуть в своих задачах и упустить новые приоритеты. Результат — работа над задачами, которые больше не актуальны.

Грумминг бэклога перед планированием помогает понять, что делает команда, куда она движется и как изменились приоритеты.

Недавно мне внезапно пришлось переоценить 65 задач (не волнуйтесь, в нашем случае это было нужно). Когда я постепенно перечитывала все задачи, оценивая их ценность, я получила приятное чувство. В моей голове складывалась более широкая картина нашего курса. Я могла ясно видеть, что делает вся команда и я лично для достижения цели.

Надя, продуктовый менеджер

Обновление приоритетов

Время — самый ценный ресурс команды. Если вы делаете тривиальные задачи, ресурс тратится впустую. Переоценка помогает добавить в спринт только приоритетные задачи.

Становится легко закрывать устаревшие задачи, которые вы не хотели удалять раньше. Раньше я думала: «Ну, не помешает, если мы будем хранить её в бэклоге. Давайте оставим. Просто чтобы не забыть. Я уверена, она пригодится». Нет. Так не работает. В основном вы забудете о ней. И она не пригодится.

Надя, продуктовый менеджер

Даже самая актуальная и горящая задача сегодня может стать менее важной через месяц. И вы можете начать её реализовывать. И что хуже, вы можете даже забыть, о чём она была. У нас были такие задачи в нижней части бэклога. Переоценка перед планированием спринта может справиться с такими задачами: уточнить или удалить.

Вы могли слышать фразу вроде: «Да, я уверена, что некоторые клиенты уже запрашивали это, но я не могу вспомнить, кто и зачем». Мы видели эту боль и пытались привести бэклог в порядок: договорились следить за своими задачами хотя бы раз в неделю. Если возможно, присматривать за чужими задачами. Угадайте, как мы справились с этим обещанием? Мы забыли.

Надя, продуктовый менеджер

Более короткие обсуждения

После переоценки мы получаем обновлённый список задач с приоритетами в порядке убывания. Мы обсуждаем только те, что находятся наверху. Количество задач, которые мы можем взять в спринт, мы определили заранее.

Обсуждения спринта стали занимать не более 30 минут.

Настройте процесс переоценки

Начните с настройки процесса оценки задач, если он ещё не настроен. Оценка и переоценка должны быть единым ритуалом с чёткими правилами.

1. Определите период переоценки

Как часто вы переоцениваете, зависит от проекта и формата работы. Мы используем недельные спринты. С Tendee мы переоценивали задачи раз в 30 дней.

Новый инструмент, Prioplan, развивается намного быстрее. Мы часто взаимодействуем с нашими клиентами и получаем отзывы и запросы еженедельно. Поэтому мы сократили время протухания оценок до 21 дня.

Автоматизация

Prioplan автоматически сбрасывает оценки для каждой задачи в установленное вами время. Не нужно отслеживать протухание оценок.

Задачи просто появляются в нужный момент на вашей сетке оценки. Переоценка переплетается с оценкой в целом. Старые задачи со сброшенными оценками попадают в один список с новыми.

2. Установите дедлайн

Список приоритетов должен быть готов ко времени встречи. Нет смысла растягивать оценку на всю неделю. Мы выбрали пятницу как день грумминга бэклога, так как планирование спринта всегда происходит по понедельникам.

3. Настройте напоминания

Настройте напоминания или назначьте ответственного за пинги. Без напоминаний кто-то точно забудет об оценке.

Автоматизация

Prioplan отправляет напоминания автоматически в установленное вами время.

Мы получаем напоминания в наших каналах Slack каждую пятницу. Они сообщают нам, сколько задач каждому члену команды ещё нужно приоритизировать.

Бонус — вы получаете похвалу, если уже оценили всё ко времени пинга. Вы можете настроить сообщение с наградой. Нам нравится менять их еженедельно, чтобы удивлять и развлекать друг друга. Мы хотим, чтобы они были глупыми и смешными, но вы можете установить серьёзные и осмысленные.

«Молодец» означает «Well done!», «Attaboy/Attagirl».

Таким образом оценка превратилась в игру. Некоторые члены команды всегда хотят получить похвалу, поэтому они оценивают задачи вовремя.

Итоги

Переоценка оживляет бэклог, очищает его от устаревших задач и делает планирование спринта супер-эффективным.

Когда переоценка становится вашим ритуалом:

• У команды есть чёткое видение актуальных целей
• Только важные задачи находятся в вашем списке дел
• Вы устраняете долгие обсуждения планирования

Попробуйте новый способ улучшить встречи по планированию спринта прямо сейчас, пока ваши цели не протухли.