Как решить кошмар приоритизации

Проблема приоритизации не в фичах — она в столкновениях, выборах, компромиссах и конфликтах. Это наша история борьбы с хаосом приоритизации и построения работающего фреймворка. Если это откликается, рассмотрите возможность попробовать наш подход.

Проблема приоритизации и согласованности команды

Директора требуют одну фичу, конкуренты выпускают другую, ваши крупнейшие клиенты запрашивают что-то ещё, советники продвигают другие приоритеты, а у вашей продуктовой команды есть собственное видение. Прежде чем сказать «Да» любому запросу, спросите: Соответствует ли это видению? Это шаг вперёд? Будет ли это иметь значение через 5 лет?

Дес Трейнор из Intercom о приоритизации

---

Хитен Шах честно признался, что проблемы с приоритизацией разрушили KissMetrics. Он «бросал бомбы Хитена» в команду — новые идеи, новые направления, блестящие вещи, которые он придумывал. «Хорошие или плохие, ни одна из моих идей не была основана на каком-либо фреймворке или фильтре. Я стрелял от бедра. Думая, что помогаю нам сфокусироваться и выполнять. Я был глубоко неправ». Команда была разобщена, и они всё потеряли.

«My Billion Dollar Mistake» Хитена Шаха из KissMetrics

---

Стели Эфти из Close.io недавно написал пост о важности избыточной коммуникации в удалённых командах. Вы должны убедиться, что ваша команда поддерживает связь друг с другом, выходя далеко за рамки того, что необходимо для выполнения работы. Все должны знать не только Кто делает Что, но и Зачем.

Linkedin post Стели Эфти из Close.io

---

Выполнение бесполезных задач — величайшее воровство времени компании.

Как RICE не сработал: построение внутреннего фреймворка приоритизации

Мы столкнулись с теми же проблемами. Сложно держать всех на одной волне в удалённой команде, иногда работающей из разных часовых поясов. Клиенты требовали фич, менеджеры предлагали идеи, разработчики имели собственное видение продукта. Список Задач быстро рос. Неважные задачи случайным образом вытаскивались из бэклога и переносились в разработку без предупреждения. Продуктовые менеджеры продолжали спрашивать: «Почему мы вообще это делаем? Приоритеты изменились!»

Мы пытались обсуждать все наши Задачи в Jira Cloud каждую неделю. Мы отслеживали важные вещи в Google Keep. Мы добавляли модные плагины для Jira Cloud. Ничто из этого не помогало. Это был беспорядок.

Причина: у нас не было общих объективных критериев для оценки важности Задач. Каждый из нас преследовал свои собственные интересы, а удалённая работа превращала всё это в полный хаос. Тогда мы решили попробовать существующие фреймворки приоритизации.

Почему RICE не сработал

Мы начали с RICE Score — четырёхфакторного фреймворка приоритизации для оценки продуктовых идей: Охват, Влияние, Уверенность и Усилия.

Модель приоритизации RICE

Но для нас это не сработало. Команды были в замешательстве относительно Влияния. У каждого была своя картина того, что является важным. Должны ли мы оценивать Задачу по влиянию на деньги или на надёжность?

Разработчики ценили рефакторинг кода как критически важный для продукта. Но исправление макета статьи в справочном центре казалось пустой тратой времени. И наоборот для менеджеров.

Самая большая проблема с RICE — он не помогает каждому члену команды держать в голове, что именно важно прямо сейчас.

Исправление RICE: синхронизация команд по влиянию

Улучшение приоритизации — это не инструмент или фреймворк. Это исправление сломанного сотрудничества. Мы обсудили, что важно, и составили список требований к критериям оценки. Они должны:

• Быть чёткими и однозначными
• Отражать актуальные цели компании
• Учитывать бизнес, продуктовые, маркетинговые и разработческие цели
• Учитывать точки зрения разработчиков и менеджеров

В конце концов мы получили микс из:

North Star Metric + RICE + AARRR + Business Pain Point:

• Sales. Влияет на денежный доход (Acquisition из AARRR)
• Activation. Помогает пользователям понять, как работает продукт (Activation из AARRR)
• Retention. Повышает мотивацию пользователей использовать продукт снова (Retention из AARRR)
• Service. Помогает нам тратить меньше времени на поддержку клиентов без потери качества (Our Business Pain Point)
• FB Ads. Увеличивает количество рекламы Facebook, которую пользователь запускает через наш продукт. Важно для Facebook Marketing Partnership (Product North Star Metric)
• Time. Время, затраченное на разработку, сложность (Effort из RICE)
• Mass. Сколько клиентов, продуктовых единиц или сколько денег затронет эта фича (Reach из RICE)

Чтобы упростить процесс оценки, мы позаимствовали модель взвешенной оценки: разным критериям присваиваются разные относительные веса. Например, время, затраченное на разработку, должно иметь множитель -3, потому что мы предпочитаем находить быстрые победы.

Вы присваиваете оценку от 0 до 3 каждому критерию:

• 3 — must be
• 2 — should be
• 1 — could be
• 0 — won't be

Jira Cloud + Google Sheets: брак и развод

Затем нам нужно было всё это собрать. Как и многие другие, мы начали с Google Sheets. Automate.io помогал извлекать данные из Jira Cloud. 5 листов в качестве баз данных для расчётов. Результаты были отличными первые несколько недель.

Первая версия нашего фреймворка взвешенной приоритизации, построенного с Google Sheets, Jira Cloud и Automate.io

Но через два месяца наша блестящая новая система приоритизации превратилась в гигантский и медленный файл с множеством проблем:

• Импорт Задач постоянно падал
• Множество дублирующихся строк данных
• Негибкие вычисления
• Десятки вкладок браузера для чтения контекста Задач
• Команда часто забывала оценивать новые Задачи

Один из наших товарищей стал администратором таблиц. Его миссия заключалась в постоянном исправлении таблицы.

В конце концов, команда была раздражена скучной рутиной, на которую никто не хотел тратить время.

Создание собственного инструмента для быстрой приоритизации

Наконец, мы решили перестать бить мёртвую лошадь и создать собственный инструмент.

Мы постарались сделать интерфейс максимально быстрым и простым. Prioplan напоминает обычные таблицы, только формулы не разваливаются. И вам не нужно переключаться между вкладками браузера — вы присваиваете оценки, читаете контекст Задачи и видите описания Критериев на одном экране.

Задачи синхронизируются в реальном времени. Описания Критериев появляются во всплывающих окнах — не нужно их запоминать или переключаться на отдельный документ. Формула расчёта не сломается, если вы что-то измените, и оценки не исчезнут. Вся команда может присваивать оценки одновременно. Prioplan не зависает, и интерфейс работает супербыстро. Вы можете оценить десятки Задач за несколько минут, не отрывая рук от клавиатуры.

Молниеносный интерфейс, горячие клавиши, режим фокуса и т.д.

Общий взгляд на приоритеты команды

После оценки оценки рассчитываются автоматически, и Задачи ранжируются в Бэклоге. Вы можете быстро увидеть общую картину самых важных задач проекта. Все необходимые детали, такие как статус Задачи, спринт, приоритет и описание, находятся на одном экране.

Общий взгляд на главные приоритеты команды

Каждый проект уникален

Затем мы начали использовать Доски Prioplan для оценки разных проектов — две Доски разработки продукта и одну Доску маркетингового плана. Доска — это комбинация Что (Задачи и задания), Кто (коллеги) и Как (Критерии).

Мы поняли, что можем применить тот же подход во многих областях:

• Запросы фич
• Исправление багов
• Маркетинговые задачи
• Идеи контента

Мы используем три Доски Prioplan — две для идей фич и одну для маркетинговых задач

Чрезвычайно положительные результаты

• Весь процесс занимает всего 15-20 минут, если разбирать задачи еженедельно
• Вы можете видеть, что является приоритетом вашей команды, а что нет
• Задачи Бэклога оцениваются всей командой, а не отдельными менеджерами
• Любое количество пользователей может оценивать одновременно
• Настройки всегда можно изменить: вы можете добавлять/удалять пользователей и Критерии без потери данных
• Не нужно переключать вкладки: контекст Задачи и описания Критериев на одном экране
• Синхронизация в реальном времени — если Задача меняется в трекере, она меняется в Prioplan
• Уведомления в Slack и по электронной почте напоминают команде об оценке и создают сильную привычку
• Вся команда понимает цели и приоритеты компании

Здесь вы можете подробнее прочитать о рабочем процессе Prioplan.

Это делает магию с командой, когда они смотрят на Бэклог — они не только видят, что важно, но и понимают почему. Да, каждый воспринимает задачи по-разному. Но это классный бонус, потому что вы собираете разнообразные мнения.

Мы прошли долгий и болезненный путь. После года использования Prioplan мы пришли к выводу, что Google Sheets не подходят для совместной приоритизации. Единственное жизнеспособное решение — заменить их специализированным инструментом.

Отзывы первых пользователей

Мы запустились 16 марта 2020 года. Количество заявок оказалось в десять раз больше, чем мы могли себе представить. Приоритизация в таблицах была общей болью, которую теперь можно было вылечить.

Отзывы, которые мы получили после первых тестов

Лучший инструмент для управления бэклогом.

Классная штука! Особенно мне нравится протухание приоритетов.

Как только я увидел это, я понял — нам это нужно.

Я подходил к этой теме с разных сторон, и это похоже на лучшее решение на данный момент.

Мне и моему коллеге потребовалось около двух с половиной часов в общей сложности, чтобы оценить 80 фич. Это быстро.

Prioplan — это готовый рабочий процесс.

Помогает всей команде понять, куда мы движемся.